Jos työhön ryhtyminen on hankalaa tai työskentely ei etene, kysy nämä asiat itseltäsi (tai vaikka johdettavaltasi) ja löydät pullonkaulan, jonka syvempi tarkastelu ja korjaaminen johtavat tehokkaampaan toimeenpanoon ja tavoitteen saavuttamiseen. Kirjoituksen perustana on toimeenpanokyvykkyyden arviointi-, kehitys- ja johtamismalli, joka on syntynyt toimeenpanon taitoon (eli volitioon) keskittyvän tutkimuksen sekä organisaatioissa toteutetun toimeenpanon mallinnuksen tuloksena. Vaikka mallista nostetaan tässä kirjoituksessa esille vain yksi kysymys sen jokaisesta vaiheesta, näihin kysymyksiin vastaaminen antaa jo yleensä hyvän kuvan siitä, mikä toimeenpanossa mättää.
1) Mikä on tavoitteeni ja mistä tiedän, että olen sen saavuttanut?
Jos mittareita ei ole määritelty, tavoitteen saavuttaminen on mielipidekysymys!
Tavoitteen saavuttamisen ensimmäinen edellytys on tavoitteen sekä sen saavuttamisesta kertovan mittarin riittävän tarkka ja konkreettinen määrittely. Työntekijän toimenkuvasta riippuen tavoitteen määrittely tapahtuu tavallisimmin hierarkkisesti kolmella tasolla: tulos-, suoritus- ja kehitystavoitteena. Niin itsestään selvältä kuin tämä kuulostaakin, suurin haaste käytännössä näyttää liian usein muodostuvan (varsinkin kvalitatiivisten) mittareiden tai saavutusindikaattorien määrittelyssä, jolloin mittarit jätetään herkästi pois. Ja jos mittareita ei ole määritelty, tavoitteen saavuttaminen on mielipidekysymys!
2) Onko tavoite minulle henkilökohtaisesti merkityksellinen?
Tavoitteen kokeminen henkilökohtaisesti merkityksellisenä on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä!
Kun tavoite ja mittarit on täsmällisesti määritelty, työhön ryhtymistä ja työskentelyn jatkamista ohjaa tavoitteen merkityksellisyys tekijälleen. Tavoitteen kokeminen henkilökohtaisesti merkityksellisenä on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä! Se määrää, kuinka johdonmukaisesti ja sitkeästi tekijä tavoitteeseensa pyrkii. Oletko sitoutunut tavoitteeseesi vaiko vain suostunut siihen? Sitoutuneen ja suostuneen työntekijän suorituksessa on vissi ero.
3) Riittävätkö omat rahkeeni tavoitteen saavuttamiseen?
Organisaatiot ovat pullollaan osaavia ja kyvykkäitä henkilöitä, joiden potentiaali ei tule täysimääräisesti hyödynnetyksi, koska heidän itseluottamuksensa on kykyihin nähden turhan matala. Työelämässä meitä tuetaan usein kyllä tiedostamaan ja listaamaan taitomme ja vahvuutemme, mutta ei systemaattisesti vielä uskomaan itseemme ja siihen, että osaamisemme ja omat vahvuutemme riittävät menestykseen. Kysymys ei siis ole osaamisesta ja sen arvioinnista, vaan arvioinnista sen suhteen, mihin ihminen itse uskoo osaamisella pystyvänsä.
4) Pystynkö itse vaikuttamaan työsuoritukseen, jolla tavoitteeni saavutan?
Tärkeä edellytys työhön ryhtymiselle ja työvireen ylläpidolle on myös se, miten uskomme voivamme vaikuttaa suoritukseen, jolla tavoitteeseen pyritään. Ihmisten, jotka luottavat omaan vaikutusmahdollisuuteensa, on todettu ryhtyvän työhön hanakammin ja säilyttävän työvireen paremmin kuin sellaisten, jotka uskovat tavoitteensa saavuttamisen olevan kiinni enemmän ulkopuolisista tekijöistä kuin heistä itsestään. Heikko luottamus omiin vaikuttamismahdollisuuksiin perustuu usein myös epätosiin, omaa toimintaa rajoittaviin uskomuksiin.
5) Miten suunnittelen, priorisoin ja keskityn tekemiseeni tavoitteeni saavuttamiseksi?
Vain johdonmukainen toistaminen kehittää aivojen koodaus-, prosessointi- ja tarkkaavaisuuskontrolleja.
Toimeenpano on lopulta melko yksinkertainen prosessi, kunhan vain toimimme johdonmukaisesti. Toimeenpano muodostuu työskentelyn suuntaamisesta ja työvireen ylläpidosta. Suunnitelmallisuus, priorisointi ja keskittyminen varmistavat, että työskentely ja resurssit suunnataan tavoitteen saavuttamisen kannalta oikeisiin asioihin. Toimeenpanon taidon eli volition kehittymisen kannalta on ensi arvoista, että työskentelyn suuntaaminen tapahtuu AINA tämän prosessin mukaisesti. Vain johdonmukainen toistaminen kehittää aivojen koodaus-, prosessointi- ja tarkkaavaisuuskontrolleja, jotka ovat rutinoituneen työskentelyn suuntaamisen perustana. Toisaalta se, että suunnittelemme, mutta emme pysy suunnitelmassa; tai priorisoimme kiireelliset ja mielenkiintoiset asiat tärkeiden kustannuksella; tai pyrimme jakamaan huomiomme moneen tehtävään samanaikaisesti, estää tehokkaasti toimeenpanon taidon kehittymistä.
6) Miten voin tarkoituksenmukaisesti purkaa tehtävääni tai työhöni liittyviä negatiivisia tunteita, ja miten sosiaalinen verkostoni tukee tavoitteeni saavuttamista?
Negatiiviset tunnetilat lisäävät todennäköisyyttä työskentelyn keskeyttämiselle.
Työvireen (puhekielessä motivaation) ylläpidon tärkeimmät osatekijät liittyvät tunnetiloihin ja sosiaaliseen säätelyyn. Toimeenpanon taidon eli volition kehittymisen näkökulmasta kyse on emootio- ja sosiaalisen kontrollin rutinoitumisesta.
Siinä missä positiivisilla tunnetiloilla on tärkeä työskentelyn suuntaa säilyttävä tehtävä, negatiiviset tunnetilat lisäävät todennäköisyyttä työskentelyn keskeyttämiselle; eli ne uhkaavat toimeenpanoa. Lisäksi, negatiivisissa fiiliksissä ihmisen tiedon prosessointi on vääristynyttä, mikä puolestaan ylläpitää ja vahvistaa negatiivista tunnetilaa.
Tehokkaan toimeenpanon kannalta olisi tärkeää pyrkiä estämään negatiivisten tunteiden syntyminen. Mutta koska se todellisuudessa on yleensä mahdotonta, organisaatiossa tulisi olla mahdollisuus purkaa ja käsitellä negatiiviset tunnetilat mahdollisimman nopeasti ja rakentavasti. Mitä kauemmin negatiiviset tunnetilat saavat vaikuttaa sen vahvemmin ne laskevat työvirettä ja heikentävät toimeenpanoa.
Sosiaalisen aktiivisuuden säätely on tärkeimpiä työvireen ylläpitäjiä. Siksi oman sosiaalisen verkoston luomisen ja hyödyntämisen tulee olla tietoista ja tavoitteellisesti suunniteltua. Yksi tehokkain toimeenpanoa tukeva tekijä on riittävän usein toteutuva tavoitteellinen vuorovaikutus, johon esimerkiksi ammattimainen coaching ja valmentava johtaminen perustuvat. Jos systemaattista tavoitteellista toimeenpanoa ei ole tarkoituksenmukaisesti tarjolla, omaa työvirettä voi pitää yllä esimerkiksi hyödyntämällä virtuaaliverkostoja kuten Linkedin-yhteisöä.
Kirjoittajan ja teeman taustaksi: Toimeenpano ja aikaansaaminen ovat aina kiinnostaneet minua. Itse asiassa, minua oli askarruttanut jo pitkään, miksi monet vahvastikaan motivoituneet ihmiset eivät välttämättä saavuttaneet tavoitteitaan – kunnes väitöskirjassani (2008) volitio eli toimeenpanon taito nousi ongelman keskeiseksi ratkaisuksi. Väitöstä seuraavina vuosina mallinsin tutkimustulokset yritysyhteistyössä osaksi päivittäistyöskentelyä, ja siitä asti olen auttanut organisaatioita toimeenpanon arvioinnissa, kehittämisessä ja johtamisessa.
