Passiivisen motivaation ansa

Passiivisen motivaation ansa

Motivaatio ei yksin riitä varmistamaan tehokasta toimeenpanoa ja tavoitteen saavuttamista. Nimittäin, vaikka innostus ja halu olisivat vahvoja, mitään konkreettista tavoitteen saavuttamiseksi ei välttämättä sitten tapahdukaan. Tätä mielentilaa kutsun passiiviseksi motivaatioksi. Passiiviselta motivaatiolta puuttuvat työskentelyn aloittamiseen ja loppuun saattamiseen tarvittavat lähtökohdat ja sen taustalla on neljä tekijää:

1) Tavoitteeseen sitoutumattomuus: Työn alla oleva tavoite on tekijästä innostava ja mielenkiintoinen, mutta ei henkilökohtaisesti niin merkityksellinen, että hän sitoutuisi siihen ja priorisoisi tavoitteen ja sen saavuttamiseksi tarvittavat tehtävät muiden tavoitteidensa edelle. Tavoitteen henkilökohtainen merkityksellisyys on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä. Suuri osa niin sanotuista motivaation ylläpidon ongelmista juontaakin juurensa siihen, että tavoitetta, jonka eteen olla työskentelemässä, ei koeta henkilökohtaisesti riittävän tärkeänä. Tällöin pienimmätkin vastoinkäymiset uhkaavat sitoutumista ja latistavat työvirettä, jolloin itselle tärkeämmät ja innostavammat tavoitteet nousevat myös tärkeysjärjestyksessä korkeammalle. Työskentelyn alku alkuperäisen tavoitteen saavuttamiseksi viivästyy tai homma voi jäädä kokonaan aloittamatta.

Tavoitteen henkilökohtainen merkityksellisyys on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä.

2) Itseluottamuksen puute: Ihmisen itseluottamus – ennen kaikkea usko omiin kykyihin saavuttaa tavoite – on sen verran heikko, että epäonnistumisen pelossa hän ei saa edes aloitettua työskentelyä päämääränsä eteen. Tai hän kokee, ettei voi vaikuttaa omaan työsuoritukseensa tai sen lopputulokseen, jolloin hän on valmis luovuttamaan ensimmäisten vastoinkäymisten nostaessa päätään.

3) Vahva sisäinen motivaatio ja perfektionismi: Ihminen on vahvasti oppimissuuntautunut ja sisäisesti motivoitunut, jolloin työskentelyä ohjaa tavoitteen saavuttamisen sijaan työssä oppimisen ja kehittymisen halu sekä mahdollisesti jonkin asteinen perfektionismi. Tällöin ongelmaksi muodostuu se, että hän ei pyri johdonmukaisesti saavuttamaan organisaation kannalta tärkeitä tavoitteitaan vaan keskittyy voimakkaammin työssä kehittymiseen ja virheettömään suoritukseen.

Kolme edellä mainittua tekijää muodostavat suurimman syyn sille, miksi motivaatio ei muutu tulokselliseksi tekemiseksi. Halua ja innostusta kyllä löytyy, mutta edellytykset työhön ryhtymiselle ja työvireen ylläpidolle puuttuvat. Neljäs tekijä liittyykin suoraan toimeenpanon taitoon eli volitioon.

4) Puutteet volitiossa. Kun tavoitteen merkityksellisyyden kokeminen ja itseluottamus ovat kunnossa neljäs tekijä, jonka vuoksi motivoituneen henkilöstön toimeenpano voi ontua, on volition eli toimeenpanon taidon puutteet. Tämä usein tulkitaan virheellisesti motivaation ylläpidon ongelmaksi. Parhaimmillaan työskentely onkin innostunutta ja motivoitunutta; mutta työvirettä on tuiki tärkeää opetella pitämään yllä myös silloin, kun motivaatio on heikko eikä työskentelyä kohtaan löydy suurta intohimoa.

Toimeenpanon taidon eli volition puute tulkitaan usein virheellisesti motivaation ylläpidon ongelmaksi.

Jos tunnistat passiivista motivaatiota omassa organisaatiossasi varmista, että edellä mainitut tekijät on otettu huomioon ja laitettu kuntoon. Ja kas, passiivinen motivaatio muuttuukin aktiiviseksi ja tulokselliseksi toimeenpanoksi.

Mikä toimeenpanossa mättää?

Mikä toimeenpanossa mättää?

Jos työhön ryhtyminen on hankalaa tai työskentely ei etene, kysy nämä asiat itseltäsi (tai vaikka johdettavaltasi) ja löydät pullonkaulan, jonka syvempi tarkastelu ja korjaaminen johtavat tehokkaampaan toimeenpanoon ja tavoitteen saavuttamiseen. Kirjoituksen perustana on toimeenpanokyvykkyyden arviointi-, kehitys- ja johtamismalli, joka on syntynyt toimeenpanon taitoon (eli volitioon) keskittyvän tutkimuksen sekä organisaatioissa toteutetun toimeenpanon mallinnuksen tuloksena. Vaikka mallista nostetaan tässä kirjoituksessa esille vain yksi kysymys sen jokaisesta vaiheesta, näihin kysymyksiin vastaaminen antaa jo yleensä hyvän kuvan siitä, mikä toimeenpanossa mättää.

1)     Mikä on tavoitteeni ja mistä tiedän, että olen sen saavuttanut?

Jos mittareita ei ole määritelty, tavoitteen saavuttaminen on mielipidekysymys!

Tavoitteen saavuttamisen ensimmäinen edellytys on tavoitteen sekä sen saavuttamisesta kertovan mittarin riittävän tarkka ja konkreettinen määrittely. Työntekijän toimenkuvasta riippuen tavoitteen määrittely tapahtuu tavallisimmin hierarkkisesti kolmella tasolla: tulos-, suoritus- ja kehitystavoitteena. Niin itsestään selvältä kuin tämä kuulostaakin, suurin haaste käytännössä näyttää liian usein muodostuvan (varsinkin kvalitatiivisten) mittareiden tai saavutusindikaattorien määrittelyssä, jolloin mittarit jätetään herkästi pois. Ja jos mittareita ei ole määritelty, tavoitteen saavuttaminen on mielipidekysymys!

 2) Onko tavoite minulle henkilökohtaisesti merkityksellinen?

Tavoitteen kokeminen henkilökohtaisesti merkityksellisenä on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä!

Kun tavoite ja mittarit on täsmällisesti määritelty, työhön ryhtymistä ja työskentelyn jatkamista ohjaa tavoitteen merkityksellisyys tekijälleen. Tavoitteen kokeminen henkilökohtaisesti merkityksellisenä on tärkein tavoitteeseen sitouttava tekijä! Se määrää, kuinka johdonmukaisesti ja sitkeästi tekijä tavoitteeseensa pyrkii. Oletko sitoutunut tavoitteeseesi vaiko vain suostunut siihen? Sitoutuneen ja suostuneen työntekijän suorituksessa on vissi ero.

3)     Riittävätkö omat rahkeeni tavoitteen saavuttamiseen?

Organisaatiot ovat pullollaan osaavia ja kyvykkäitä henkilöitä, joiden potentiaali ei tule täysimääräisesti hyödynnetyksi, koska heidän itseluottamuksensa on kykyihin nähden turhan matala. Työelämässä meitä tuetaan usein kyllä tiedostamaan ja listaamaan taitomme ja vahvuutemme, mutta ei systemaattisesti vielä uskomaan itseemme ja siihen, että osaamisemme ja omat vahvuutemme riittävät menestykseen. Kysymys ei siis ole osaamisesta ja sen arvioinnista, vaan arvioinnista sen suhteen, mihin ihminen itse uskoo osaamisella pystyvänsä.

4)     Pystynkö itse vaikuttamaan työsuoritukseen, jolla tavoitteeni saavutan?

Tärkeä edellytys työhön ryhtymiselle ja työvireen ylläpidolle on myös se, miten uskomme voivamme vaikuttaa suoritukseen, jolla tavoitteeseen pyritään. Ihmisten, jotka luottavat omaan vaikutusmahdollisuuteensa, on todettu ryhtyvän työhön hanakammin ja säilyttävän työvireen paremmin kuin sellaisten, jotka uskovat tavoitteensa saavuttamisen olevan kiinni enemmän ulkopuolisista tekijöistä kuin heistä itsestään. Heikko luottamus omiin vaikuttamismahdollisuuksiin perustuu usein myös epätosiin, omaa toimintaa rajoittaviin uskomuksiin.

5)     Miten suunnittelen, priorisoin ja keskityn tekemiseeni tavoitteeni saavuttamiseksi?

Vain johdonmukainen toistaminen kehittää aivojen koodaus-, prosessointi- ja tarkkaavaisuuskontrolleja.

Toimeenpano on lopulta melko yksinkertainen prosessi, kunhan vain toimimme johdonmukaisesti. Toimeenpano muodostuu työskentelyn suuntaamisesta ja työvireen ylläpidosta. Suunnitelmallisuus, priorisointi ja keskittyminen varmistavat, että työskentely ja resurssit suunnataan tavoitteen saavuttamisen kannalta oikeisiin asioihin. Toimeenpanon taidon eli volition kehittymisen kannalta on ensi arvoista, että työskentelyn suuntaaminen tapahtuu AINA tämän prosessin mukaisesti. Vain johdonmukainen toistaminen kehittää aivojen koodaus-, prosessointi- ja tarkkaavaisuuskontrolleja, jotka ovat rutinoituneen työskentelyn suuntaamisen perustana. Toisaalta se, että suunnittelemme, mutta emme pysy suunnitelmassa; tai priorisoimme kiireelliset ja mielenkiintoiset asiat tärkeiden kustannuksella; tai pyrimme jakamaan huomiomme moneen tehtävään samanaikaisesti, estää tehokkaasti toimeenpanon taidon kehittymistä.

6)     Miten voin tarkoituksenmukaisesti purkaa tehtävääni tai työhöni liittyviä negatiivisia tunteita, ja miten sosiaalinen verkostoni tukee tavoitteeni saavuttamista?

Negatiiviset tunnetilat lisäävät todennäköisyyttä työskentelyn keskeyttämiselle.

Työvireen (puhekielessä motivaation) ylläpidon tärkeimmät osatekijät liittyvät tunnetiloihin ja sosiaaliseen säätelyyn. Toimeenpanon taidon eli volition kehittymisen näkökulmasta kyse on emootio- ja sosiaalisen kontrollin rutinoitumisesta.

Siinä missä positiivisilla tunnetiloilla on tärkeä työskentelyn suuntaa säilyttävä tehtävä, negatiiviset tunnetilat lisäävät todennäköisyyttä työskentelyn keskeyttämiselle; eli ne uhkaavat toimeenpanoa. Lisäksi, negatiivisissa fiiliksissä ihmisen tiedon prosessointi on vääristynyttä, mikä puolestaan ylläpitää ja vahvistaa negatiivista tunnetilaa.

Tehokkaan toimeenpanon kannalta olisi tärkeää pyrkiä estämään negatiivisten tunteiden syntyminen. Mutta koska se todellisuudessa on yleensä mahdotonta, organisaatiossa tulisi olla mahdollisuus purkaa ja käsitellä negatiiviset tunnetilat mahdollisimman nopeasti ja rakentavasti. Mitä kauemmin negatiiviset tunnetilat saavat vaikuttaa sen vahvemmin ne laskevat työvirettä ja heikentävät toimeenpanoa.

Sosiaalisen aktiivisuuden säätely on tärkeimpiä työvireen ylläpitäjiä. Siksi oman sosiaalisen verkoston luomisen ja hyödyntämisen tulee olla tietoista ja tavoitteellisesti suunniteltua. Yksi tehokkain toimeenpanoa tukeva tekijä on riittävän usein toteutuva tavoitteellinen vuorovaikutus, johon esimerkiksi ammattimainen coaching ja valmentava johtaminen perustuvat. Jos systemaattista tavoitteellista toimeenpanoa ei ole tarkoituksenmukaisesti tarjolla, omaa työvirettä voi pitää yllä esimerkiksi hyödyntämällä virtuaaliverkostoja kuten Linkedin-yhteisöä.

Kirjoittajan ja teeman taustaksi: Toimeenpano ja aikaansaaminen ovat aina kiinnostaneet minua. Itse asiassa, minua oli askarruttanut jo pitkään, miksi monet vahvastikaan motivoituneet ihmiset eivät välttämättä saavuttaneet tavoitteitaan – kunnes väitöskirjassani (2008) volitio eli toimeenpanon taito nousi ongelman keskeiseksi ratkaisuksi. Väitöstä seuraavina vuosina mallinsin tutkimustulokset yritysyhteistyössä osaksi päivittäistyöskentelyä, ja siitä asti olen auttanut organisaatioita toimeenpanon arvioinnissa, kehittämisessä ja johtamisessa.

Mikä volitio?

Mikä volitio?

Uskon, että me kaikki tunnistamme tavalla tai toisella seuraavanlaisen tilanteen: Onnistuneen kick-offin, sparrauskeskustelun tai muun motivoivan tilanteen jälkeen lähdemme itse, tai ohjaamme johdettavamme, innostunein mielin työskentelemään kohti asetettuja tavoitteita. Ajan kuluessa ihmettelemme, mihin motivaatio on vähitellen hävinnyt tai miksi suunnitellut tehtävät eivät etene aikataulussa – tai eivät ehkä toteudu lainkaan. Ja äänekkäästi peräänkuulutamme työkaluja motivaation ylläpitämiseksi.

Motivaatio ei yksin riitä tulosten saavuttamiseen, lisäksi tarvitaan volitiota eli toimeenpanon taitoa.

Mutta tiesitkö, että pelkkä motivaatio ei yksin riitä tavoitteen ja tulosten saavuttamiseen, tai että hyvin suunniteltu ei ole edes puoliksi tehty? Siksi monet vahvastikaan motivoituneet ihmiset eivät välttämättä saavuta tavoitteitaan. Motivaatio on innostuksen ja vahvojen aikomusten tila. Mutta motivaatio ei pysy yllä, eivätkä suunnitelmat toteudu vahvallakaan tahdolla, vaan tavoitteiden toteuttamiseksi ja tulosten saavuttamiseksi tarvitaan toimeenpanon taitoa eli volitiota. Olkoon kyseessä strategian implementointi tai etätyön tekeminen, digitalisaation kaltainen transformaatio tai paikallinen toimialakohtainen muutos, nämä kaikki edellyttävät onnistuakseen volitiota sekä sen systemaattista kehittämistä ja johtamista – kaikilla organisaatiotasoilla.

Koska toimeenpano on taito, sitä voidaan arvioida, kehittää ja johtaa

Volitio on merkittävin ihmisen tavoitteen saavuttamista ohjaava tekijä. Se on taito tietoisesti ja johdonmukaisesti säädellä ja hyödyntää omaa henkistä pääomaa sekä ympäristötekijöitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Taitona se on siirrettävissä tilanteesta toiseen, ja siksi se mahdollistaa meille jatkuvassa muutoksessa menestymisen. Volitio ei ole synnynnäistä, vaikkakin joillain ihmisillä on siihen enemmän luontaisia taipumuksia kuin toisilla. Ja koska kyse on taidosta, sitä voidaan arvioida, kehittää ja johtaa. Käytännössä volitio ilmenee työvireen (jossa motivaatio on vain yksi osatekijä) ylläpitona ja sen suuntaamisena tavoitteen saavuttamisen kannalta oikeisiin asioihin.

Volition kehittäminen edellyttää toisenlaista johtamista kuin motivointi ja innostaminen, sillä perinteiset motivointiin tarkoitetut toimenpiteet eivät synnytä tai ylläpidä tavoitteen saavuttamiseen johtavaa työskentelyä. Tehokas volitio edellyttää kokonaisvaltaista tavoitteen hallintaa sekä itseluottamusta – perustaa, jonka usein kuvitellaan organisaatioissa olevan kohdillaan, mutta jossa kokemuksen ja tutkimustulosten mukaan on paljolti kehitettävää. Tukevalle perustalle voidaan lähteä tuloksellisesti kehittämään työvirettä ylläpitäviä ja työskentelyä suuntaavia toimeenpanoprosesseja.

Volition kehittyminen näkyy sekä henkilöstötuottavuudessa että henkilöstön työhyvinvoinnissa

Volition ja toimeenpanokyvykkyyden kehittyminen näkyy sekä henkilöstötuottavuudessa että henkilöstön työhyvinvoinnissa: Henkilöstön vastuunkanto ja itseohjautuvuus lisääntyvät. Työskentely tehostuu ja tavoitteiden saavuttaminen nopeutuu, kun oikeisiin asioihin ryhdytään ripeästi ja tehtävät suoritetaan loppuun. Olennaiseen keskittymällä ja tarkoituksenmukaisesti priorisoimalla työtaakka helpottuu ja hallinnan tunne kasvaa.

Olisiko nyt hyvä aika siirtyä motivaatiokeskustelusta volitiokeskusteluun ja hyvistä aikomuksista konkreettiseen toimeenpanoon ja tavoitteiden saavuttamiseen?

Kirjoittajan ja teeman taustaksi: Toimeenpano ja aikaansaaminen ovat aina kiinnostaneet minua. Itse asiassa, minua oli askarruttanut jo pitkään, miksi monet vahvastikaan motivoituneet ihmiset eivät välttämättä saavuttaneet tavoitteitaan – kunnes väitöskirjassani (2008) volitio eli toimeenpanon taito nousi ongelman keskeiseksi ratkaisuksi. Väitöstä seuraavina vuosina mallinsin tutkimustulokset yritysyhteistyössä osaksi päivittäistyöskentelyä, ja siitä asti olen auttanut organisaatioita toimeenpanon arvioinnissa, kehittämisessä ja johtamisessa.